Nataša Mitrović: Kako nedjeljom organizujem cijelu sedmicu koja je preda mnom

Drage moje ZdraviJa žene,

dugo nisam ovdje pisala. Baš dugo. I iskreno, nedostajalo mi je da sjednem i napišem nešto duže, bez razmišljanja koliko sekundi imam da zadržim nečiju pažnju, koji je hook i hoće li algoritam odlučiti da je vrijedno da vam to pokaže. Samo ja, vi i teme o kojima svakako svakodnevno razmišljam i pričam.

Zato se vraćam pisanju i ovo je prvi tekst, a dolazi ih još dosta. Mnogo toga se promijenilo od vremena kada sam posljednji put redovno pisala ovdje, sada sam to više prepustila djevojkama iz tima ali odlučila sam to promjeniti. Promijenila sam državu i grad, posao je rastao i mijenjao se, sin raste, obaveza je sve više, a dan i dalje, bezobrazno, ima samo 24 sata. Baš zato želim da prve tekstove posvetim nečemu o čemu me u posljednje vrijeme često pitate, a što je oduvijek veliki dio mog života – organizaciji.

Ne onoj savršenoj Instagram organizaciji gdje je svaki dan isti, ustajemo u 5 ujutro i nikada ništa ne kasni. Moj kalendar se redovno raspadne, pomjeram stvari, nekad precijenim koliko mogu da uradim i nekad jednostavno odlučim da mi se nešto danas ne radi. Ali godinama imam sisteme koji mi stvarno olakšavaju život, a jedan od njih je moj nedjeljni ritual. Svake nedjelje sjednem, otvorim kalendar i složim narednih sedam dana. Ne zato da bih stigla što više, nego da bih znala šta mi je važno i da bih ostatak sedmice imala više vremena da je zapravo živim.

Prvo ono što ne mogu da pomjerim

Moj prvi korak je uvijek Google Calendar. Prije nego što napišem ijedan zadatak koji želim da završim, unesem sve ono što već ima svoje mjesto u sedmici. I ne gledam samo sebe. Upisujem svoje sastanke i termine, šta ima sin, njegove aktivnosti i sve što je vezano za školu, šta ima muž, imamo li nešto porodično, ručak, večeru, rođendan, put ili bilo šta drugo što već ima svoj datum i vrijeme.

Tek kada sve to vidim ispred sebe znam koliko vremena zapravo imam. Ranije sam često pravila to do listu kao da mi je svih sedam dana potpuno prazno, a onda dođe utorak koji već ima nekoliko fiksnih obaveza i ja se nerviram jer nisam završila još šest stvari koje sam sebi zadala. Danas radim obrnuto: prvo u kalendar stavim život koji već postoji, a onda oko njega gradim sedmicu.

Onda dolazi posao

Ovo je dio na koji potrošim najviše vremena prilikom nedjeljnog planiranja. Vodim nekoliko projekata (Konteent Media agencija, magazin ZdraviJa, moju platformu za edukaciju Marketing Lab, moj instagram), imam klijente, tim, kreiram sadržaj i uvijek postoji nešto što bih mogla raditi. Upravo zato mi nije dovoljno da imam samo ogromnu to do listu, jer se vrlo lako desi da cijelu sedmicu nešto radim, a da u petak shvatim da nisam stigla do stvari koja mi je zapravo bila najvažnija.

Za organizaciju posla najviše koristim Notion i Google Calendar. U Notionu držim projekte, zadatke, ideje, sadržaj i sve ono što ne želim da mi živi u glavi, dok Google Calendar koristim za vrijeme. Najjednostavnije rečeno, Notion mi govori šta treba da uradim, a kalendar kada ću to zaista uraditi.

Mislim da je upravo ovo jedna od najvećih grešaka koje sam ranije pravila. Imala bih listu od dvadeset stvari i osjećaj da sam organizovana zato što sam ih zapisala, ali lista sama po sebi nije plan. Ako ne znam kada ću nešto uraditi, vrlo često se samo seli sa jednog dana na drugi. Zato nedjeljom prvo prođem kroz poslovne projekte i pogledam šta me čeka, koji su rokovi, šta moram završiti za klijente i šta tim treba od mene. Posebno izdvojim stvari na koje neko drugi čeka da bih ja završila svoj dio, jer ne želim da budem osoba zbog koje cijeli proces stoji.

Onda odredim fokus sedmice. Pitam se šta je jedna važna stvar koju želim da završim ili ozbiljno pomjerim sa mjesta do petka. Nekada je to novi proizvod, nekada važan projekat, a nekada nešto što već dugo odlažem jer nikada nije dovoljno hitno da pobijedi svakodnevne obaveze. Meni ovo mnogo pomaže jer sam shvatila da mogu odgovoriti na pedeset mailova, riješiti gomilu sitnica i biti zauzeta od jutra do mraka, a da nisam uradila ništa što me stvarno vodi tamo gdje želim da idem.

Tek onda raspoređujem zadatke i tu dosta koristim time blocking. Ako treba da snimam, u kalendaru rezervišem vrijeme za snimanje. Ako želim da nekoliko sati radim na nekom projektu, i taj blok dobije svoje mjesto. Ne planiram svaki minut dana, niti želim tako da živim, ali stvari koje su mi važne ne ostavljam za „kad stignem“, jer sam naučila da to vrlo često znači da neću stići.

Posebno planiram sadržaj

Pošto je kreiranje sadržaja veliki dio mog posla, i njega planiram unaprijed. U Notionu imam mjesto gdje zapisujem ideje čim mi padnu na pamet, jer sam odavno prestala da vjerujem sebi kada pomislim: „Ma sjetiću se.“ Neću.  Nedjeljom prođem kroz te ideje i pogledam šta ima smisla za sedmicu koja dolazi, šta želim da objavim na svom profilu, šta treba da snimim, imam li saradnje koje imaju rok, šta pripremamo za Marketing Lab i šta treba klijentima.

Pokušavam i da grupišem slične stvari. Ako već snimam, radije ću izdvojiti jedan veći blok i snimiti više sadržaja nego svaki dan iznova pripremati sve za jedan video. Isto radim i sa pisanjem ili drugim zadacima koji zahtijevaju sličan tip fokusa. Mnogo mi je lakše da nekoliko sati budem u jednom „modu“ nego da svakih pola sata prelazim sa sastanka na pisanje, pa na snimanje, pa opet na mailove. Naravno, ostavljam prostor i za spontane ideje, jer dosta sadržaja koji najbolje prođe nastane potpuno neplanirano. Ali mnogo je lakše biti spontan kada ti ostatak sedmice nije u haosu.

Kuća i ono vječno pitanje: šta ćemo jesti?

Kada završim poslovni dio, prelazim na kuću i planiranje hrane. Napravim okvirni jelovnik za narednih nekoliko dana, pogledam šta već imamo, šta treba potrošiti i šta nam nedostaje. Na osnovu toga napravim listu za kupovinu i obavim veću nabavku.

Ne znači to da u utorak moramo jesti tačno ono što sam u nedjelju napisala. Poenta mi je samo da ne moram svakog dana iznova razmišljati šta ćemo jesti i onda shvatiti da nemam pola stvari koje mi trebaju. Ovo možda zvuči kao potpuno nebitna stvar, ali upravo te male odluke tokom dana uzimaju dosta vremena i energije, a ja ih pokušavam što više riješiti unaprijed.

U kalendar stavljam i sebe

Treninge takođe planiram i stavljam direktno u Google Calendar. Ne napišem sebi samo „ove sedmice trenirati četiri puta“ i nadam se da će se negdje pojaviti četiri slobodna termina. Pogledam kako mi izgleda sedmica i unaprijed odlučim kada mogu da treniram, trčim ili ubacim neku drugu aktivnost. Ako čekam da prvo završim sve ostalo, vrlo dobro znam da nikada neću završiti sve ostalo. Uvijek postoji još jedan mail, još nešto što mogu da uradim za posao ili neka sitnica po kući.

I da, planiram čak i outfite. Pogledam kada idem u kancelariju, imam li sastanak, snimanje ili neki događaj i unaprijed smislim šta bih mogla obući. Ne zato što mi je neophodno da u nedjelju znam šta nosim u četvrtak, nego zato što je to još jedna odluka koju ne moram donositi u četvrtak ujutro dok pokušavam da izađem iz kuće.

Mislim da nas ponekad ne umara samo količina stvari koje radimo nego i količina sitnih odluka koje donosimo od trenutka kada otvorimo oči. Šta obući, šta jesti, kada trenirati, kada otići u prodavnicu, šta prvo završiti. Zato sve što mogu jednostavno da odlučim unaprijed – odlučim.

Na kraju pogledam jesam li opet pretjerala

Kada sve završim, vratim se na Google Calendar i pogledam cijelu sedmicu. Tu obično shvatim da sam ponovo planirala kao da jedan dan ima 37 sati. I onda počnem da pomjeram i brišem. Ako imam dan pun sastanaka, nema smisla da očekujem od sebe da isti dan odradim još nekoliko sati ozbiljnog fokusa, snimim sav sadržaj i završim sve privatne obaveze.

Pokušavam i da ne popunim svaki slobodan sat. Ovo mi je možda bilo najteže da naučim jer, kada vidim dva prazna sata u kalendaru, moj prvi instinkt je i dalje da razmišljam šta bih još mogla tu da stavim. Danas pokušavam da ih ostavim praznim. Nešto će svakako iskrsnuti, a ako ne iskrsne, možda ću ranije završiti posao, otići u šetnju, provesti više vremena sa sinom ili jednostavno sjesti na kafu i ne raditi ništa posebno. I to je isto dio života.

Ne organizujem se da bih više radila

Mislim da se moj odnos prema organizaciji najviše promijenio upravo ovdje. Nekada sam je vezivala isključivo za produktivnost: koliko sam završila, koliko sam precrtala i koliko još mogu da uguram u dan. Danas je gledam potpuno drugačije. Ne organizujem se da bih više radila, nego da bih znala kada mogu da prestanem da radim.

Želim da mogu da zatvorim laptop i budem sa porodicom bez osjećaja da sam nešto zaboravila. Želim da imam vremena za trening i putovanja, da odem u planinu, pročitam knjigu ili ostanem duže na ručku sa prijateljicom jer nam se ostaje. Ne želim jednog dana da shvatim da sam bila nevjerovatno produktivna, ali stalno previše zauzeta za stvari zbog kojih zapravo sve ovo radim.

Naravno da se moj savršeno složen plan nekad raspadne već u ponedjeljak. Pomjeri se sastanak, sin ima nešto neplanirano, klijent se javi ili se jednostavno probudim i nemam energiju koju sam u nedjelju bila ubijeđena da ću imati u srijedu. I to je normalno. Za mene dobra organizacija nikada nije značila živjeti po kalendaru u minut, nego znati šta mi je važno i tome unaprijed napraviti prostor.

O organizaciji ćemo ovdje još mnogo pričati. O tome kako planiram dane, kako koristim Notion, kako organizujem posao i sadržaj, kako određujem prioritete, ali i šta radim kada se cijeli taj lijepo složen plan raspadne. Imam osjećaj da smo organizaciju predugo vezivali za pitanje koliko možemo da uradimo, a mene danas mnogo više zanima kako možemo da se bolje organizujemo da bismo imali više vremena za život koji želimo da živimo.

Drago mi je što ponovo pišem za vas. Baš jeste.

Čitamo se uskoro,

Nataša