7 email trikova koje koriste uspešne žene
Svi mi šaljemo i primamo toliko mailova svakog dana, ali da li zaista znamo mail kao alatku koristiti na pravi način. Znati kako da kreirate i šaljete efikasan email, a istovremeno iskoristite na najbolji način organizovano prijemno sanduče, može vam uštedeti mnogo vremena i poboljšati komunikaciju.
Možda vam bude interesantno: Kako se pripremiti za novi posao?
Naslov je bitan
Uspešne žene znaju da je prvi utisak bitan i da dobro osmišljena tema može itekako da utiče na mail. Odlučuju za sažete, specifične naslove koji sumiraju glavnu svrhu ili zahtev poruke. Privlačeći pažnju primaoca ubedljivom temom, povećavate verovatnoću da primalac odmah otvori i odgovori na vaš mail. Umesto da koriste naslov kao što je „Ažuriranje projekta“, napišite „Ažuriranje X projekta: Prekretnica i diskusija o sledećim koracima“.
Ne zanemarujte samouverenost i autoritativne fraze
Fraziranje igra ključnu ulogu u efikasnom prenošenju poruka. Uspešne žene pažljivo biraju reči, pazeći da su njihove poruke jasne, koncizne i bez nepotrebnog žargona. Imaju za cilj da iznesu svoju poentu bez zatrpavanja primaoca dugim objašnjenjima. Savladavanjem veštine fraziranja, oni svoje poruke čine svarljivijim i lakšim za reagovanje. Uspešne žene takođe izbegavaju preterano izvinjavanje, jer to može potkopati njihovo samopouzdanje i autoritet. Biraju reči koje odaju profesionalizam, poštovanje i asertivnost, a da pritom zadržavaju prijateljski ton.
- Žao nam je: iako izvinjenja imaju svoje mesto u svemu, prekomerna upotreba reči „izvini“ može potkopati poverenje. Umesto toga, fokusirajte se na direktno rešavanje svih grešaka ili problema i ponudite rešenja ili alternative kada je to potrebno.
- Mislim ili osećam: Iako je važno da izrazite svoje mišljenje, korišćenje fraza kao što su „mislim“ ili „osećam“ može oslabiti vašu poruku. Umesto toga, samouvereno iznesite svoje gledište kao činjenicu bez izvinjenja za svoju perspektivu.
- Skraćenice ili govor teksta: U profesionalnom okruženju, najbolje je izbegavati skraćenice ili govor teksta poput „OMG“ ili „LOL“. Odlučite se za potpune i ispravne rečenice da biste održali uglađen ton pun poštovanja.
Pročitajte: Tijana Bejatović: Zašto je zdrava komunikacija važna?
Pozdravi unutar mail-a nisu ništa manje važni
Pozdrav i potpis postavljaju i nameću ton za imejl. Uspešne žene prilagođavaju svoje pozdrave na osnovu nivoa poznavanja primaoca. Koriste “dragi” za formalne ili nepoznate kontakte i “zdravo” za neformalnije odnose. Slično tome, biraju pozdrave poput „srdačan pozdrav“ ili „srdačno“ za formalnu prepisku i „hvala“ za ležernije ili prijateljske interakcije. Obraćanje pažnje na ove detalje pokazuje profesionalnost i poštovanje i može vam pomoći da održite zdrave poslovne odnose.
Šabloni kao kec u rukavu
Da bi uštedele vreme i održale doslednost, uspešne žene kreiraju šablone mailova za najčešća pitanja. Šabloni služe kao polazna tačka, omogućavajući im da prilagode sadržaj po potrebi. Bilo da se radi o zahtevu za informacijama ili pozivu za sastanak, šabloni pojednostavljuju proces sastavljanja mail-a, obezbeđujući efikasnost bez ugrožavanja personalizacije. Šabloni su posebno korisni za bilo koju komunikaciju putem mail-a koju više puta šaljete sa detaljnim uputstvima.
Organizacija inboksa kroz foldere
Organizovani prijemni sandučić u velikoj meri koristi uspešnim ženama. Da bi uvijek bile u toku, uspešne žene primenjuju strategije kao što su kreiranje fascikli ili oznaka za kategorizaciju mailova. Čuvajući svoje prijemno sanduče mimo nereda, mogu brzo i efikasno da lociraju važne poruke i da odgovore na kritična pitanja koja se lako mogu izgubiti u ponoru prijemnog sandučeta. Na primer, možete da sortirate foldere kao: „Klijenti“, „Projekti“, „Lični“ ili „Bilteni“ da bi lako locirali poruke. Pored korišćenja fascikli, uspešne žene daju prioritet svojim porukama na osnovu hitnosti ili važnosti. Kreiraju fascikle kao što su „Hitno“, „To-Do“ ili „Follov-Up“ da bi istakli e-poruke koje zahtevaju hitnu pažnju ili radnje. Usvajanjem ovog pristupa, mogu brzo da identifikuju kritične stvari i osiguraju da ništa važno ne promakne.
Bitno je znati kako upravljati vremenom
Uspešne žene moraju mnogo da urade za jedan dan. Zbog toga one bolje od ikoga razumeju potrebu da postavljaju granice i efikasno upravljaju svojim vremenom. Dodeljuju određene vremenske intervale za proveru i odgovaranje na mailove, izbegavajući stalne prekide tokom dana. Dobro pravilo je da proverite prijemno sanduče kada započnete svoj radni dan da vidite da li su se pojavile neke hitne stvari i neposredno pre nego što se odjavite za taj dan da biste bili sigurni da niko ne čeka važan odgovor.
AI je nezaobilazan
AI alati kao što su Chat GPT i Grammarli su od neprocenjive vrednosti za uspešne žene koje žele da poboljšaju svoje profesionalno pisanje mailova. ChatGPT vam može pomoći da shvatite kako da efikasno izrazite svoju misao. Samo recite alatu AI za ćaskanje sve detalje koje želite da pokrijete i on će vam dati jasan odgovor. Zatim možete eksperimentisati sa različitim predlozima da biste precizirali nacrte poruke. Greške u kucanju nisu profesionalne, tako da se računaju dodatne mere da biste ih izbegli.
Ovladavanje veštinom komunikacije putem e-pošte je od suštinskog značaja za profesionalni uspeh, a uspešne žene su usavršile svoje veštine u ovoj oblasti, poboljšavajući svoju produktivnost, ostavljajući trajne utiske i lako se krećući po prijemnim sandučićima. Na kraju, uz dovoljno vežbe, ovi saveti će se odvijati prirodno u pozadini vašeg uma.
